Les enjeux
Une administration publique importante souhaite flexibiliser son dispositif de formation.Au point de départ, autant l'enjeu - valoriser l'effort de formation en améliorant l'efficacité de l'appropriation du contenu des formations - était clair et partageable, autant la manifestation concrète de cette ambition demeurait floue.
Le principe était et reste bien de "pouvoir un jour fournir à chaque fonctionnaire, au bon moment, des modules de formation - de formats et de supports variés personnalisables."
Cette dynamique poursuit un triple but :
a) À très court terme, permettre à chaque agent d'acquérir un savoir-faire lorsque celui-ci est le plus utile, afin que l'agent puisse l'utiliser rapidement pour améliorer ses activités ;
b) À moyen terme, qu'il puisse réfléchir aux changements induits par cet acquis, s'approprier, nuancer et améliorer les pratiques apprises et transposées ;
c) À plus long terme, qu'il puisse valoriser cet acquis tant dans la construction d'une compétence collective au sein de son équipe, que dans sa propre évolution professionnelle personnelle.
Un centre de ressource
Suite à un passage en revue de sites Internet existants à l'époque, une liste de fonctions que pourrait remplir cette plate-forme d'information s'est précisée sous la forme de huit ressources mises à la disposition des fonctionnaires via le site Intranet.
A. Ressources choisies
La plate-forme permet donc d'abord des fonctions de base :
a) La mise en ligne du catalogue des formations,
b) La possibilité de télécharger un formulaire d'inscription à imprimer et faire suivre par la voie hiérarchique habituelle.
Ensuite, elle peut faciliter la mise à la disposition de ressources pédagogiques pour les fonctionnaires désirant continuer, voire précéder leur formation de type plus classique en séminaire. Huit formes de ressources ont été retenues :
a) Un accès aux collections des bibliothèques de l'institution sur le thème de la formation suivie,
b) La possibilité de contacter des personnes ressources sur le thème de la formation,
c) Une banque de questions fréquentes,
d) Des documents, syllabus, fiches techniques téléchargeables,
e) Une liste de liens avec des sites Internet intéressants,
f) Un forum pour échanger des avis sur le thème de la formation,
g) Un questionnaire ou des tests d'évaluation, voire de diagnostic d'orientation à l'inscription sous forme de QCM,
h) Une mailings liste ou liste d'abonnement à toutes les nouveautés touchant le domaine technique couvert par la formation qu'il vient de suivre.
B. Avant la formation
Avant sa formation, l'agent de l'administration peut donc :
1. Consulter le programme-présentation des formations qui semblent intéressantes,
2. Tester ses connaissances pour être orienté sur le bon niveau lorsque les formations sont modulées (langues, informatique),
3. Télécharger le syllabus pour vérifier l'intérêt du contenu,
4. Préparer le séminaire sur base de documents téléchargés sur son ordinateur.Le face à face pédagogique pouvant alors être orienté plus encore sur la mise en uvre de ces savoirs "pré-consultés".
C. Après la formation
Après sa formation :
1. Le participant peut poser des questions venues "à la réflexion" ou lors des premières mises en uvre (qui peuvent se dérouler avec un délai plus ou moins long),
2. Transmettre des travaux et/ou obtenir les réponses du formateur ou de personnes ressources,
3. Dialoguer avec d'autres fonctionnaires intéressés par la même matière,
4. Consulter les publications ou des sites Internet en lien avec le thème,
5. S'abonner à l'information sur toutes les nouveautés qui touchent ce secteur.
Partie initialement pour faire une maquette de ce qui pourrait être intéressant, l'équipe de la formation a finalement décidé d'en faire une vraie plate-forme d'échanges et de services. Nous avons réussi à quitter le domaine de la "science fonction" pour ouvrir de réelles perspectives pédagogiques, sans doute modestes mais disponibles rapidement. En multipliant les services et en les intégrant à une plate-forme largement ouverte et disponible en permanence, l'équipe des questionnaires de formation est réellement en train d'ouvrir le carcan de la formation "stage ponctuel" et d'élargir les missions du service vers la notion de centre de ressources mettant en ligne des aides plus permanentes.
La modularisation de la formation
Le travail alors amorcé s'avérait cependant immense.
L'option de fournir dès le début l'ensemble des ressources fut maintenue mais uniquement sur deux thèmes tests.
Les thèmes choisis l'ont été :
- L'un pour son caractère général et transversal,
- L'autre par cohérence avec l'émergence et la valorisation des NTIC.
A savoir :
a) Les marchés publics,
b) La formation de webmaster.
Ce double choix a évidemment - tout de suite - reposé la question des objectifs de ces modules en terme de compétences à transmettre réellement. L'enjeu était aussi de conserver à ces nouveaux services complémentaires une dimension raisonnable, l'essentiel doit encore se passer durant les journées de formation, la plate-forme ressources est conçue comme complémentaire.
Il faut cependant anticiper l'articulation entre ce que l'on met sur le site et ce qui est dit en face-à-face pédagogique.
Recherche-t-on une redondance ? Est-elle utile ou inutile ? Veut-on une complémentarité active ou seulement potentielle ? Comment l'organise-t-on ?
La réflexion porte alors sur les éléments constitutifs de la plupart des démarches de formation, soit des séquences de :
- Sensibilisation,
- D'information,
- D'exemple et d'illustration,
- De mise en uvre,
- De simulation,
- D'essai,
- D'évaluation,
- Etc.
Pour ces différentes séquences le choix du support et le rôle possible de différentes ressources pédagogiques est à réétudier afin d'intégrer le nouveau dispositif. C'est en fait cette réflexion - si elle est menée dès la conception de la formation - qui permet d'intégrer la dimension multimédia aux futurs programmes pédagogiques.
A ce titre - par exemple - si la sensibilisation reste plus proche de l'audiovisuel et du face-à-face pédagogique, les séquences d'évaluation et d'auto-positionnement peuvent être enrichies par des simulations informatiques graphiques ou par questionnaires à choix multiples à dépouillement automatisé et donc analysable directement par le participant.
Cette découpe en séquences pédagogiques ouvre aussi la porte à des produits de formation plus structurés, plus courts, plus ciblés à côté de dispositifs de sensibilisation et d'accompagnement plus relationnels, tablant plus sur la durée.
De même au sein de l'écriture du contenu pédagogique, l'adoption d'une ou de plusieurs grilles d'écriture, de modularisation des matières permettait de faire apparaître des éléments ou des séquences que l'on peut retirer du dispositif classique pour les intégrer au site Intranet. Cette démarche clarifie le séquencement, le dispositif pédagogique, précise le contenu et la présentation de l'acte de former. Il permet de diversifier et repenser documents et supports de cours.